Mulți oameni consideră Google Drive de la sine înțeles. Stocați fișierele acolo și le recuperați atunci când aveți nevoie de ele. Dar în Google Drive există mai mult decât se vede. Iată câteva dintre acele caracteristici utile pe care este posibil să le fi ratat.
Găsiți fișiere cu căutare avansată
Cu cât încărcați mai multe fișiere pe Google Drive, cu atât mai mult va trebui să căutați atunci când aveți nevoie de unul. Din fericire, aveți opțiuni avansate de căutare care ușurează sarcina.
LEGATE DE: Căutare rapidă în Google Drive
Introduceți un cuvânt cheie sau o expresie în caseta de căutare Drive din partea de sus a paginii principale. Apoi faceți clic pe pictograma Afișare opțiuni de căutare din partea dreaptă a casetei de căutare.
Veți vedea multe opțiuni pe care le puteți utiliza pentru a vă găsi fișierul. Alegeți tipul de fișier sau proprietarul, utilizați cuvinte cheie în fișierul sau numele fișierului, alegeți locația, selectați o opțiune de modificare a datei sau utilizați oricare dintre celelalte câmpuri pe care le vedeți.
Selectați „Căutare” și apoi vizualizați rezultatele. Dacă știți în ce folder se află un fișier, puteți căuta direct într-un dosar Google Drive.
Link direct la fișiere
O altă funcție utilă Google Drive este obținerea unui link direct către fișierul dvs. Puteți face acest lucru fără să deschideți fișierul. Apoi salvați-l în notele dvs. pentru acces rapid sau cu un colaborator.
Faceți clic dreapta pe fișier și alegeți „Obțineți link”.
Puteți alege apoi „Copiați linkul” pentru a plasa linkul în clipboard și pentru a-l lipi oriunde doriți. De asemenea, puteți utiliza această casetă pentru a partaja linkul introducând adresa de e-mail a persoanei de contact.
În partea de jos a ferestrei, utilizați secțiunea Acces general pentru a controla cine poate deschide fișierul cu linkul. Puteți alege „Restricționat” pentru a permite accesul numai celor cărora le partajați sau „Oricine are link” pentru a permite oricui care face clic pe link să deschidă fișierul.
Lucrul cu fișiere Microsoft Office
Nu trebuie să dețineți Microsoft Office pentru a lucra cu fișiere Office dacă aveți Google Drive. Este posibil să primiți un fișier Word, Excel sau PowerPoint pe care trebuie să îl vizualizați sau să îl editați. Puteți deschide aceste fișiere în aplicația Google însoțitoare, Documente, Foi de calcul sau Prezentări.
LEGATE DE: Descărcați fișiere și foldere de pe Google Drive
În plus, puteți descărca documente Docs, Sheets și Slides în formatele Microsoft Office.
Pentru a deschide un document Office, încărcați-l în Google Drive ca orice alt fișier. Apoi faceți dublu clic sau faceți clic dreapta, accesați Deschide cu și alegeți dintre Documente Google, Foi de calcul sau Prezentări.
Când fișierul se deschide în aplicația însoțitoare, veți vedea Păstrați formatul fișierului în partea de sus. Modificările dvs. sunt salvate automat și apoi puteți descărca fișierul în formatul Office original.
Dacă aveți un fișier Documente, Foi de calcul sau Prezentări pe care doriți să îl exportați și să îl salvați în format Office, este la fel de ușor. Deschideți documentul și accesați fila Fișier. Accesați Descărcare și alegeți formatul din meniul pop-out.
Gestionați versiunile fișierelor
Similar cu obținerea unui link către fișierul dvs. fără a-l deschide, puteți gestiona versiunile acestuia. Această caracteristică funcționează cu fișiere PDF și Microsoft Office, precum și cu imagini.
Faceți clic dreapta pe fișier și alegeți „Gestionați versiunile”.
Veți vedea apoi o fereastră pop-up cu fiecare versiune a fișierului, inclusiv versiunea curentă.
După cum puteți vedea în partea de sus a ferestrei, o versiune mai veche poate fi ștearsă după 30 de zile sau după 100 de versiuni salvate. Pentru a evita pierderea unei versiuni anterioare, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta acesteia și alegeți „Păstrați pentru totdeauna”.
Dacă aveți o versiune mai nouă salvată pe dispozitivul dvs. pe care doriți să o utilizați, selectați „Încărcați o versiune nouă”. Apoi răsfoiți la fișier și alegeți „Încărcare”.
Alte două acțiuni pe care le puteți face sunt dezinstalarea sau descărcarea uneia dintre versiunile pe care le vedeți. Folosiți cele trei puncte din dreapta versiunii pentru a alege „Dezinstalare” sau „Descărcare”.
Vizualizați activitatea, detaliile și descrierea unui fișier
Deși poate părea atât de simplu, poate fi exact ceea ce trebuie să faceți pentru a vizualiza activitatea și detaliile unui fișier. În plus, puteți profita de descrierile din Google Drive pentru a adăuga propriile date.
LEGATE DE: Cum să schimbați proprietarul unui fișier în Google Drive
Deschideți bara laterală de detalii într-unul dintre următoarele moduri:
- Faceți clic dreapta pe fișier și alegeți „Vedeți detalii”.
- Selectați fișierul și faceți clic pe pictograma Afișare detalii („i minuscul”) din colțul din dreapta sus.
- Selectați fișierul, faceți clic pe cele trei puncte din partea de sus și alegeți „Vedeți detalii”.
Veți vedea apoi bara laterală cu două file pentru Detalii și Activitate. Detaliile vă permit să vizualizați tipul fișierului, dimensiunea, proprietarul, data creării și multe altele. De exemplu, Activitate arată când a fost încărcat fișierul sau când a fost editat.
Utilizați fila Detalii din bara laterală pentru a adăuga o descriere fișierului. Introduceți textul în caseta Descriere din partea de jos și apăsați Enter sau Return. Aceasta este o modalitate bună de a diferenția fișierele cu nume similare.
Adăugați comentarii la fișiere
O altă funcție utilă Google Drive este capacitatea de a adăuga comentarii la fișiere. Acest lucru este util pentru note pentru dvs. sau pentru angajați.
Deschideți fișierul în modul de previzualizare. Puteți face acest lucru selectând fișierul și făcând clic pe pictograma Previzualizare (ochi) din partea de sus sau făcând clic dreapta și alegând „Previzualizare”.
Selectați secțiunea fișierului la care doriți să comentați, apoi selectați pictograma Comentariu din dreapta sau sus.
Introduceți comentariul dvs. în caseta care apare și faceți clic pe „Comentariu”.
Rețineți că puteți folosi simbolul @ (At) pentru a menționa un colaborator dacă doriți. Ca bonus, ai opțiunea de a atribui comentariul tău acelei persoane. Bifați caseta Atribuire și faceți clic pe „Atribuiți”.
Încărcați fișiere folosind camera dispozitivului mobil
Dacă utilizați aplicația mobilă Google Drive, aveți o funcție suplimentară care facilitează încărcarea. Puteți utiliza camera dispozitivului dvs. pentru a captura un fișier sau alt element și să îl încărcați ca PDF (Android) sau imagine (iPhone).
LEGATE DE: Încărcați fișiere și dosare pe Google Drive
Pe Android
Deschideți aplicația Android Google Drive și atingeți semnul plus pentru a încărca un fișier. Apoi alegeți „Scanare”.
Atingeți butonul declanșator pentru a scana elementul, apoi utilizați bifa pentru a-l salva. Puteți alege pictograma coș de gunoi pentru a recaptura scanarea dacă este necesar. Selectați „Salvare”.
Alegeți locația pentru a o salva pe Google Drive și apoi atingeți din nou „Salvați”. Veți vedea apoi fișierul scanat ca PDF.
Pe iPhone
Deschideți aplicația Google Drive pentru iPhone și atingeți semnul plus pentru a încărca un fișier. Apoi alegeți „Utilizați camera”.
Atingeți butonul declanșator pentru a captura imaginea, atingeți „Utilizați fotografie” pentru a o încărca. De asemenea, puteți alege „Recapturare” pentru a recaptura fotografia dacă este necesar.
După câteva momente, îți vei vedea imaginea în Google Drive.
Uneori, caracteristicile sunt evidente, mai ales dacă le folosiți des. Dar mai sunt și altele despre care nu știi că există și care ar fi de mare ajutor. Sperăm că cel puțin una dintre aceste funcții Google Drive vă va fi utilă.